Dr.sc. comm. Ольга Казак, партнер коммуникационного агентства A.W.Olsen & Partners, доцент Латвийского Университета, автор "Первой книги о PR"
Повсеместный карантин и перевод работы на удаленный режим подарил многим новый опыт виртуальных встреч и поставил перед нами интересный вопрос: видеоконференция – это то же, что личная встреча или нечто другое? Какие правила этикета здесь действуют? Что отличается от беседы при очном помещении? Вот несколько советов, которые помогут сделать ваши видеоконференции более эффективными.
1. Хорошо подготовиться Во-первых, подготовиться технически. Вопросом обязательной гигиены стало наличие хорошего микрофона и наушников, хорошего освещения, исходящего из окна или лампы, направленного вам в лицо (не садитесь спиной к освещенному окну). Камеру необходимо разместить на уровне глаз. Компьютер зарядите полностью и на время встречи оставьте подключенным к сети. Закройте все не нужные окна и программы. Позаботьтесь о тихом фоне, чтобы в важный момент в беседу не ворвались дети или домашние животные. Протестируйте технику и программу заранее, а во время дискуссии помните отключать микрофон, когда не говорите.
Много вопросов возникает в контексте выбора фона и одежды. Последние исследования показывают, что больше всего ваши собеседники обращают внимание на фон. Несколько меньше – на тип и цвет вашей одежды, однако все равно это важный аспект. Особенно все эти элементы важны, если вы общаетесь виртуально с мужчинами или представителями более молодого поколения.
Итак, если мы говорим об одежде, то нейтральная расцветка и стиль “business casual” подчеркнет вашу аутентичность, статус эксперта и благонадежность, а принты и яркие цвета – творческую жилку. Если вам предстоит беседа со стоящими выше по карьерной лестнице или важными новыми клиентами, лучше выбрать консервативный деловой костюм нейтральных оттенков.
Если отойти от детальных рекомендаций, то важный принцип звучит так: если вы работаете в отрасли, где при личных встречах деловая одежда является нормой, уместно поддерживаться этого же дресс-кода и в виртуальном общении.
Какой же выбрать фон? Исследования указывают, что лучше всего собеседники воспринимают стену в вашей реальной комнате или кабинете. При этом, мужчины – собеседники предпочитают стену с книжной полкой, а женщины – стену с картиной. Или же выберите просто нейтральную стену без каких-либо элементов. Есть даже исследования, которые показывают, что пустая стена подчеркивает вашу креативность и неординарность. А вот распространившиеся вариации искусственных фонов с изображением идеального интерьера или космических ландшафтов лучше оставить для частных вечеринок – участникам исследований они не показались профессиональными.
2. Используйте правильную структуру Любая презентация – это целенаправленный акт общения. Поэтому для начала задайте себе вопрос: чего вы хотите добиться в результате встречи? Чего желает и ожидает аудитория или собеседник? Каким образом можно совместить интересы обеих сторон?
Во время виртуальных презентаций аудитории сложнее следить за главными мыслями. Поэтому для удержания фокуса не включайте в презентацию более 3 идей, структурируйте тексты, добавляйте визуалы, помогающие понять материал. И обязательно уложитесь в отведенное время. Скорее всего для этого вам понадобится заранее несколько раз потренироваться наедине.
Если вы выступаете перед аудиторией, которая, возможно, с вами не знакома, коротко расскажите о себе и о теме выступления. Оптимально, если сможете уместить этот текст в 90 секунд.
Сразу оговорите процедуру: можно ли Вам задавать вопросы по ходу выступления? Каким образом – перебивать, поднимать виртуально руку или писать комментарии? Активно побуждайте людей давать вам обратную связь в виде комментариев или вопросов – в ходе видеоконференции участники пассивнее, чем при очном общении.
В конце обсуждения или презентации резюмируйте: какие решения приняты, как разделены обязанности, каковы сроки. После встречи также вышлите участникам это резюме в письменном виде по электронной почте.
3. Острые углы Есть ряд распространенных ошибок, которые портят презентации. Во-первых, это слова-паразиты. Допустимым считается одно слово-паразит на минуту речи, однако в среднем люди вставляют их раз в 12 секунд, что негативно влияет на восприятие аудитории. Лучше вместо них делать паузы. Кстати, рассчитано, что аудитория как норму воспринимает паузы до 5 секунд. Не бойтесь их.
Будьте осторожны с юмором. В силу того, что формат видеоконференции не дает вам полноценного представления о том, как аудитория реагирует на ваши слова, шутки могут сослужить плохую службу. Вместо этого лучше помочь аудитории сосредоточиться на главном и вложить больше энергии в вашу речь, а также использовать элемент сторителинга, приведя в пример какую-то ситуацию из своей практики, отзыв клиента, цитату или метафорическое сравнение.
4. Дополнительные лайфхаки Если чувствуете себя недостаточно уверенно, встаньте! Стойте стабильно на двух ногах, не «танцуйте». Это поможет вам чувствовать и выглядеть более уверенно и убедительно, а также энергичнее реагировать на вопросы и комментарии.
Попросите кого-то помогать Вам вести конспект и следить за комментариями. Это позволит Вам не терять фокуса и не выглядеть рассеянным.
Используйте свой голос: старайтесь говорить четче, медленнее и более низким голосом.
