Dr.sc. comm. Olga Kazaka, partnere komunikācijas aģentūrā A.W.Olsen & Partners, Latvijas Universitātes docente, "Pirmās PR grāmatas" autore
Vispārējā karantīna un darba pārcelšana attālā režīmā daudziem ir dāvājusi jaunas virtuālo tikšanos izjūtas un uzdevusi mums interesantu jautājumu: vai videokonference ir tas pats, kas klātienes tikšanās, vai kaut kas cits? Kādas uzvedības normas šeit ir spēkā? Kas atšķiras no sarunas klātienē? Lūk, daži padomi, kas palīdzēs padarīt videokonferences efektīvākas.
1. Labi sagatavoties Pirmām kārtām sagatavoties tehniski. Par bāzes higiēnas elementiem ir kļuvuši labs mikrofons un austiņas, kā arī labs apgaismojums, kas nāk no jums sejā spīdoša loga vai lampas (nesēdiet ar muguru pret apgaismotu logu). Kamera ir jānovieto acu augstumā. Pilnīgi uzlādējiet datoru un uz tikšanās laiku atstājiet to pievienotu elektrotīklam. Aizveriet visus nevajadzīgos logus un programmas. Parūpējieties par klusu fonu, lai svarīgā brīdī sarunā neiejauktos bērni vai mājdzīvnieki. Iepriekš izmēģiniet tehniku un programmu, bet diskusijas laikā neaizmirstiet izslēgt mikrofonu, kad nerunājat. Daudz jautājumu rodas fona un apģērba izvēles sakarā. Jaunākie pētījumi liecina, ka sarunbiedri visvairāk uzmanības pievērš fonam. Mazliet mazāk — apģērba stilam un krāsai, taču tas tik un tā ir svarīgs aspekts. Visi šie elementi ir sevišķi svarīgi, ja virtuāli sazināties ar vīriešiem vai jaunākas paaudzes pārstāvjiem. Tātad, ja runājam par apģērbu, neitrāla krāsu gamma un lietišķs stils uzsvērs jūsu patiesumu, kompetenci un uzticamību, bet raksti un košas krāsas — radošumu. Ja gaidāma saruna ar augstākstāvošām personām vai svarīgiem jaunajiem klientiem, labāk izvēlēties konservatīvu lietišķo uzvalku neitrālos toņos. Neiedziļinoties sīkumos, svarīgs princips ir tāds: ja strādājat nozarē, kur klātienes sarunās lietišķs apģērbs ir norma, ir iederīgi saglabāt to pašu ģērbšanās stilu arī virtuālajā saskarsmē. Kādu tad fonu izvēlēties? Pētījumi rāda, ka sarunbiedri vislabāk uztver sienu reālā istabā vai kabinetā. Turklāt vīrieši dod priekšroku sienai ar grāmatplauktu, bet sievietes — sienai ar gleznu. Labs variants ir arī vienkārši neitrāla siena bez nekādiem elementiem. Ir pat pētījumi, kas liecina, ka tukša siena izceļ jūsu radošumu un oriģinalitāti. Savukārt plaši izplatījušās māksloto fonu variācijas ar ideāla interjera vai kosmiskas ainavas attēlu labāk pietaupīt privātām ballītēm: pētījumu dalībniekiem tās nav šķitušas profesionālas.
2. Pareizi strukturējiet prezentāciju Ikviena prezentācija ir mērķtiecīgas saskarsmes akts, tāpēc vispirms uzdodiet sev jautājumu, ko jūs vēlaties panākt ar tikšanos? Ko vēlas vai gaida auditorija vai sarunbiedrs? Kā var savienot abu pušu intereses? Virtuālo prezentāciju laikā auditorijai ir grūtāk sekot līdzi galvenajām domām, tāpēc, lai noturētu uzmanību, neiekļaujiet prezentācijā vairāk par 3 idejām, strukturējiet tekstus un pievienojiet vizuālos materiālus, kas palīdz saprast vielu. Un noteikti iekļaujieties atvēlētajā laikā. Lai to izdarītu, jums, visdrīzāk, vajadzēs iepriekš vairākas reizes patrenēties vienatnē. Ja uzrunājat auditoriju, kas varbūt jūs nepazīst, īsi pastāstiet par sevi un uzstāšanās tematu. Optimāli ir ietilpināt šo tekstu 90 sekundēs. Uzreiz vienojieties par procedūru, vai uzstāšanās gaitā jums drīkst uzdot jautājumus. Ja drīkst, tad kā: pārtraukt, virtuāli pacelt roku vai rakstīt komentārus? Aktīvi mudiniet auditoriju sniegt jums atgriezenisko saiti komentāru vai jautājumu veidā — videokonferencēs dalībnieki ir pasīvāki nekā klātienes saskarsmē. Diskusijas vai prezentācijas beigās apkopojiet rezultātus: kādi lēmumi ir pieņemti, kā ir sadalīti pienākumi, kādi ir termiņi. Turklāt pēc tikšanās pa e-pastu nosūtiet dalībniekiem šo kopsavilkumu rakstveidā.
3. Asie stūri Ir vairākas bieži sastopamas kļūdas, kas sabojā prezentācijas. Pirmām kārtām tie ir parazītvārdi. Viens parazītvārds minūtē tiek uzskatīts par pieņemamu, tomēr cilvēki vidēji tos iesprauž reizi 12 sekundēs, un tas negatīvi ietekmē auditorijas uztveri. Tos labāk aizstāt ar pauzēm. Starp citu, auditorija par normu uzskata līdz 5 sekundes ilgas pauzes. Nebaidieties no tām. Esiet piesardzīgs ar humoru. Tā kā videokonferences formāts nedod jums pilnīgu priekšstatu par to, kā auditorija reaģē uz jūsu vārdiem, joki var kaitēt. To vietā labāk palīdziet auditorijai koncentrēties uz galveno un ieguldiet vairāk enerģijas savā runā, kā arī izmantojiet stāstu stāstīšanas (storytelling) elementu, minot par piemēru kādu situāciju no savas prakses, klienta atsauksmi, citātu vai metaforisku salīdzinājumu.
4. Papildu praktiski padomi Ja nejūtaties pietiekami droši, piecelieties! Stāviet stabili uz abām kājām, nedīdieties. Tas jums palīdzēs justies un izskatīties pārliecinātākam un pārliecinošākam, kā arī enerģiskāk reaģēt uz jautājumiem un komentāriem. Palūdziet, lai kāds jums palīdz veikt piezīmes un sekot līdzi komentāriem. Tas jums ļaus nezaudēt vērību un neizskatīties izklaidīgam. Izmantojiet balsi: centieties runāt skaidrāk, lēnāk un zemākā balsī.
